15 минут, без которых не видать релиза

Большинство IT-компаний привыкли к ежедневным внутренним митингам, статусным собраниям или коротким stand up, которые призваны оптимизировать процессы и синхронизировать работу всех членов команды. Оптимально, если такие встречи не превышают 15 минут.

В Agile-разработке без митингов никуда. Однако рабочие собрания у команд Scrum, Kanban или XP отличаются и имеют свои особенности. В этом материале разбираемся, что отличает stand up в Scrum и Kanban, а также приводим аргументы в поддержку необходимости ежедневных собраний, как важного стимулятора.

[sendpulse-form id=”278″]

Любое внутреннее собрание – элемент культуры организации. Не важно, какова цель встречи: обсудить выпуск новых почтовых марок или статусы задач в итерациях перед релизом вашего продукта, — каждое собрание собирает команду и обеспечивает принцип прозрачности работы.

Важно не создавать видимость полезного эффекта и не проводить собрания ради «галочки». Статус-собрание команды должно приносить пользу, потому что, даже 15 минут впустую потраченного рабочего времени каждого участника митинга может вылиться для компании в приличную сумму.

По статистике, приведенной одной американской компанией, большинство ежедневных рабочих собраний планируется на 11 часов утра и 63% из них начинаются без подготовленной заранее повестки дня. 33% проводимых собраний считаются неэффективными самими сотрудниками.

К сожалению, последняя большая цифра может настичь любую компанию: от «древней» бюрократической корпорации до молодого стартапа, в которых роль подобных встреч одинаково важна.

В Agile-командах, смысл ежедневного собрания с командой сводится к тому, чтобы быстро, качественно и надежно привести задачи к их завершению. Такое статус-собрание часто называют stand up или «короткая встреча».

Менеджерам проектов или менеджерам продукта, которые чаще всего организовывают такие митинги и заботятся о том, как избежать рутины в задачах, следует постоянно следить, чтобы во время stand up некоторые члены команд не превратились в бесполезных статистов. Вот несколько их примеров:

• «Ложный трудоголик» – очень «занятой» сотрудник, которого не оторвать от ноутбука, потому что у него обязательно возникают десятки важных дел именно во время собрания. Присутствие такого члена команды не приносит никакого толка. Не удивительно, если такой «трудяга» будет в это время просто переписываться в соцсетях, делая вид, что внимательно слушает.
• «Спящий с открытыми глазами». Для такого члена команды очередной stand up – это простая формальность, необходимость куда-то идти и что-то каждый раз придумывать «ради галочки». Такой часто просто случает ли делает вид, что слушает, но, если переспросить, что только что было сказано – все станет предельно ясно.
• «Выскочка» — очень активный сотрудник, который любит неконструктивно критиковать и комментировать, просто, чтобы все оценили его активную позицию.
• «Пиарщик от сохи». Сотрудник, который каждый раз надо или не надо делает акцент на своей проделанной работе и ее важности для проекта/продукта, не принося польза общей дискуссии.
• «Отвлекающий» — уходит от темы собрания, резко переключаясь на другую тему, например, обсуждения бюджета проекта.

Ежедневные собрания в командах Scrum и Kanban: в чем разница?

Agile методологии разработки Scrum и Kanban отличаются не только своей сутью, но и проводимыми командой ежедневными митингами.

Главная цель в ежедневном митинге в Scrum-команде – отследить, смогут ли быть выполнены командой все задачи итерации, либо как можно раньше выявить причины, почему они не могут быть выполнены. Stand up в Scrum ориентирован на людей. В течение непродолжительного митинга, каждый член команды по очереди озвучивает свои результаты прошедшего дня и актуальный статус задач, показывая команде какие конкретные задачи он выполнит сегодня. Если есть какие-то проблемы – они также озвучиваются.

Цель митинга в Kanban — максимально сократить время работы над задачей на всех ее этапах. Kanban-собрания не являются обязательными, но носят рекомендательный характер, поскольку могут реально влиять на ход задач. Митинг ориентируется на конкретную доску и выявление тех самых узких мест (англ. bottlenecks).

• Модератор собирает участников. Чаще всего, это project manager или product manager команды.
• Вся команда фокусируется на доске. Если доска представляет собой онлайн инструмент в сервисе для управления продуктами и команда распределена в разных местах, организовывается общий звонок.
• Команда «проходит» по задачам справа налево сверху вниз, обсуждаются варианты скорейшего перевода задачи в следующий этап. Право слова имеет любой в команде.
• Самая крайняя справа колонка — это завершение работы. Задачи, которые стоят ближе всего к завершению, имеют приоритетную ценность. Чем быстрее задача перейдет в самую правую колонку, тем меньше будет время работы над ней (англ. lead time).
• Модератор уточняет, что мешает перенести конкретную задачу в колонку done. Высказываются причины и предположения. Если задача заблокирована, она помечается и сопровождается комментарием о том, по какой причине она заблокирована. И так по каждой задаче. Задачи, которые откладывались ранее «разбираются» членами команды. Каждый берет задачи в работу, чтобы к следующей встрече эти задачи были перенесены в следующую колонку.

Scrum митинг фокусируется на людях, Канбан митинг — на задачах

Классические вопросы собрания Scrum могут также задаваться по ходу Kanban встречи, но опять-таки с фокусировкой на задачи, а не на членов команды:

• Что мешает движению задачи?
• Как задача продвигается в потоке?
• Что и как можно улучшить?

Сложно ли перейти с Daily Scrum на Daily Kanban?

Если принято решение перейти с Scrum на Kanban, то адаптация к новому формат встреч должна пройти гладко. Меняется формат обсуждения, но результат экономии времени очень скоро становится очевидным.

Как избежать «зависающих» задач?

Сперва важно понять, почему задачи «зависают» и предпринять действия по их эффективному ускорению. Причины «тормозящих» релиз задач могут быть следующими:

• Когда задача уже вот-вот достигла завершения, она перестает быть приоритетной для исполнителя и он машинально переключается на новые задачи. Так недоведенная до конца задача может «зависнуть».
• Много задач «застревает» на этапе подтверждения со стороны владельца продукта или product менеджера. Это происходит, потому что последний может быть занят другими задачами, а текущая задача остается в шаге от релиза. Kanban собрания помогают вовремя увидеть такие незавершенные задачи и доводить их до конца.
• Работа заполняет время, которое на нее отведено. Все задачи будут висеть в какой-либо части доски до полного завершения итерации. И даже, если определенная задача будет сделана раньше, она может просто не добраться до последней стадии. А поскольку цель Kanban митинга — сократить время работы над задачей, то именно во время stand up можно и нужно «подталкивать» задачи до релиза.

Как оптимизировать митинг.

Каждый участник ежедневного stand up в любой Agile команде должен руководствоваться определенными правилами, которые помогут не превратить встречу в рутину, а в эффективное мероприятие:

• Не опаздывать. Один раз зафиксированное время для внутреннего собрания со временем станет must-have мероприятием и не будет забываться членами команды. Об этом стоит позаботиться модератору, а также организовывать встречу в удобное для всех время.
• Не превращать stand up в заседание. Формат короткого собрания в Kanban предполагает быстрое обсуждение дел стоя. Некоторые креативные команды «передают слово» следующему при помощи игрового мяча.
• Приходить с пустыми руками. Рекомендуется оставлять на своем рабочем месте ноутбуки и мобильные телефоны. 15 минут Kanban-собрания хватит для отдыха глаз.
• Не решать крупные проблемы. Короткий stand up не предназначен для больших проблемных обсуждений, для них следует выделять отдельное время.
• Не отчитываться, а делиться информацией. Stand up – это не отчет менеджеру, а командная встреча, поэтому делиться информацией нужно уметь со всеми.
• Избегать нечетких формулировок и понятно излагать свои мысли. Этому стоит поучиться, тем более, если учесть, что временной формат встречи ограничен.
• Быть подготовленным. Перед статус собранием нужно знать и четко понимать статус своей задачи, а не вспоминать впопыхах что там и как.
• Уважать собравшихся. Часто, рассказав свой статус или высказав мнение о задаче, рядом стоящие участники митинга просто начинают разговоры о жизни, мешая окружающим.

Заключение

Любое продуктивное собрание должно заканчиваться свежими идеями, четкими решениями и краткосрочным планом действий. Менеджер проекта или менеджер продукта и все участники возвращаются на рабочие места с полным пониманием своего статуса и статуса проекта в целом, вносят необходимые изменения в своей платформе для управления проектами.

Поскольку я использую Scrumban, то у нас в начале спринта и каждые три дня проходят обязательные Scrum-митинги, и ежедневный Kanban stand up. В конце каждого спринта проводится Scrum-митинг для обсуждения результатов и подготовки к новому спринту.