15 минут, без которых не видать релиза

Большинство IT-компаний привыкли к ежедневным внутренним митингам, статусным собраниям или коротким stand up, которые призваны оптимизировать процессы и синхронизировать работу всех членов команды. Оптимально, если такие встречи не превышают 15 минут.

В Agile-разработке без митингов никуда. Однако рабочие собрания у команд Scrum, Kanban или XP отличаются и имеют свои особенности. В этом материале разбираемся, что отличает stand up в Scrum и Kanban, а также приводим аргументы в поддержку необходимости ежедневных собраний, как важного стимулятора.

[sendpulse-form id=”278″]

Любое внутреннее собрание – элемент культуры организации. Не важно, какова цель встречи: обсудить выпуск новых почтовых марок или статусы задач в итерациях перед релизом вашего продукта, — каждое собрание собирает команду и обеспечивает принцип прозрачности работы.

Важно не создавать видимость полезного эффекта и не проводить собрания ради «галочки». Статус-собрание команды должно приносить пользу, потому что, даже 15 минут впустую потраченного рабочего времени каждого участника митинга может вылиться для компании в приличную сумму.

По статистике, приведенной одной американской компанией, большинство ежедневных рабочих собраний планируется на 11 часов утра и 63% из них начинаются без подготовленной заранее повестки дня. 33% проводимых собраний считаются неэффективными самими сотрудниками.

К сожалению, последняя большая цифра может настичь любую компанию: от «древней» бюрократической корпорации до молодого стартапа, в которых роль подобных встреч одинаково важна.

В Agile-командах, смысл ежедневного собрания с командой сводится к тому, чтобы быстро, качественно и надежно привести задачи к их завершению. Такое статус-собрание часто называют stand up или «короткая встреча».

Менеджерам проектов или менеджерам продукта, которые чаще всего организовывают такие митинги и заботятся о том, как избежать рутины в задачах, следует постоянно следить, чтобы во время stand up некоторые члены команд не превратились в бесполезных статистов. Вот несколько их примеров:

«Ложный трудоголик» – очень «занятой» сотрудник, которого не оторвать от ноутбука, потому что у него обязательно возникают десятки важных дел именно во время собрания. Присутствие такого члена команды не приносит никакого толка. Не удивительно, если такой «трудяга» будет в это время просто переписываться в соцсетях, делая вид, что внимательно слушает.
«Спящий с открытыми глазами». Для такого члена команды очередной stand up – это простая формальность, необходимость куда-то идти и что-то каждый раз придумывать «ради галочки». Такой часто просто случает ли делает вид, что слушает, но, если переспросить, что только что было сказано – все станет предельно ясно.
«Выскочка» — очень активный сотрудник, который любит неконструктивно критиковать и комментировать, просто, чтобы все оценили его активную позицию.
«Пиарщик от сохи». Сотрудник, который каждый раз надо или не надо делает акцент на своей проделанной работе и ее важности для проекта/продукта, не принося польза общей дискуссии.
«Отвлекающий» — уходит от темы собрания, резко переключаясь на другую тему, например, обсуждения бюджета проекта.

Ежедневные собрания в командах Scrum и Kanban: в чем разница?

Agile методологии разработки Scrum и Kanban отличаются не только своей сутью, но и проводимыми командой ежедневными митингами.

Главная цель в ежедневном митинге в Scrum-команде – отследить, смогут ли быть выполнены командой все задачи итерации, либо как можно раньше выявить причины, почему они не могут быть выполнены. Stand up в Scrum ориентирован на людей. В течение непродолжительного митинга, каждый член команды по очереди озвучивает свои результаты прошедшего дня и актуальный статус задач, показывая команде какие конкретные задачи он выполнит сегодня. Если есть какие-то проблемы – они также озвучиваются.

Цель митинга в Kanban — максимально сократить время работы над задачей на всех ее этапах. Kanban-собрания не являются обязательными, но носят рекомендательный характер, поскольку могут реально влиять на ход задач. Митинг ориентируется на конкретную доску и выявление тех самых узких мест (англ. bottlenecks).

Модератор собирает участников. Чаще всего, это project manager или product manager команды.
Вся команда фокусируется на доске. Если доска представляет собой онлайн инструмент в сервисе для управления продуктами и команда распределена в разных местах, организовывается общий звонок.
Команда «проходит» по задачам справа налево сверху вниз, обсуждаются варианты скорейшего перевода задачи в следующий этап. Право слова имеет любой в команде.
Самая крайняя справа колонка — это завершение работы. Задачи, которые стоят ближе всего к завершению, имеют приоритетную ценность. Чем быстрее задача перейдет в самую правую колонку, тем меньше будет время работы над ней (англ. lead time).
Модератор уточняет, что мешает перенести конкретную задачу в колонку done. Высказываются причины и предположения. Если задача заблокирована, она помечается и сопровождается комментарием о том, по какой причине она заблокирована. И так по каждой задаче. Задачи, которые откладывались ранее «разбираются» членами команды. Каждый берет задачи в работу, чтобы к следующей встрече эти задачи были перенесены в следующую колонку.

Scrum митинг фокусируется на людях, Канбан митинг — на задачах

Классические вопросы собрания Scrum могут также задаваться по ходу Kanban встречи, но опять-таки с фокусировкой на задачи, а не на членов команды:

Что мешает движению задачи?
Как задача продвигается в потоке?
Что и как можно улучшить?

Сложно ли перейти с Daily Scrum на Daily Kanban?

Если принято решение перейти с Scrum на Kanban, то адаптация к новому формат встреч должна пройти гладко. Меняется формат обсуждения, но результат экономии времени очень скоро становится очевидным.

Как избежать «зависающих» задач?

Сперва важно понять, почему задачи «зависают» и предпринять действия по их эффективному ускорению. Причины «тормозящих» релиз задач могут быть следующими:

Когда задача уже вот-вот достигла завершения, она перестает быть приоритетной для исполнителя и он машинально переключается на новые задачи. Так недоведенная до конца задача может «зависнуть».
Много задач «застревает» на этапе подтверждения со стороны владельца продукта или product менеджера. Это происходит, потому что последний может быть занят другими задачами, а текущая задача остается в шаге от релиза. Kanban собрания помогают вовремя увидеть такие незавершенные задачи и доводить их до конца.
Работа заполняет время, которое на нее отведено. Все задачи будут висеть в какой-либо части доски до полного завершения итерации. И даже, если определенная задача будет сделана раньше, она может просто не добраться до последней стадии. А поскольку цель Kanban митинга — сократить время работы над задачей, то именно во время stand up можно и нужно «подталкивать» задачи до релиза.

Как оптимизировать митинг.

Каждый участник ежедневного stand up в любой Agile команде должен руководствоваться определенными правилами, которые помогут не превратить встречу в рутину, а в эффективное мероприятие:

Не опаздывать. Один раз зафиксированное время для внутреннего собрания со временем станет must-have мероприятием и не будет забываться членами команды. Об этом стоит позаботиться модератору, а также организовывать встречу в удобное для всех время.
Не превращать stand up в заседание. Формат короткого собрания в Kanban предполагает быстрое обсуждение дел стоя. Некоторые креативные команды «передают слово» следующему при помощи игрового мяча.
Приходить с пустыми руками. Рекомендуется оставлять на своем рабочем месте ноутбуки и мобильные телефоны. 15 минут Kanban-собрания хватит для отдыха глаз.
Не решать крупные проблемы. Короткий stand up не предназначен для больших проблемных обсуждений, для них следует выделять отдельное время.
Не отчитываться, а делиться информацией. Stand up – это не отчет менеджеру, а командная встреча, поэтому делиться информацией нужно уметь со всеми.
Избегать нечетких формулировок и понятно излагать свои мысли. Этому стоит поучиться, тем более, если учесть, что временной формат встречи ограничен.
Быть подготовленным. Перед статус собранием нужно знать и четко понимать статус своей задачи, а не вспоминать впопыхах что там и как.
Уважать собравшихся. Часто, рассказав свой статус или высказав мнение о задаче, рядом стоящие участники митинга просто начинают разговоры о жизни, мешая окружающим.

Заключение

Любое продуктивное собрание должно заканчиваться свежими идеями, четкими решениями и краткосрочным планом действий. Менеджер проекта или менеджер продукта и все участники возвращаются на рабочие места с полным пониманием своего статуса и статуса проекта в целом, вносят необходимые изменения в своей платформе для управления проектами.

Поскольку я использую Scrumban, то у нас в начале спринта и каждые три дня проходят обязательные Scrum-митинги, и ежедневный Kanban stand up. В конце каждого спринта проводится Scrum-митинг для обсуждения результатов и подготовки к новому спринту.