Правила и техники мозгового штурма

«Талант выигрывает игры, а команда чемпионаты».

Майкл Джордан

Любое успешное решение, выигранный чемпионат или релиз нового продукта, достигается усилиями каждого отдельного человека. С чего начинается командный путь к успеху?

Brainstorming или мозговой штурм – эффективный способ решения проблем и текущих задач, основанный на стимулировании творческой активности членов команды. Цель мозгового штурма – генерировать как можно больше идей и разными способами определить лучшее решение. Обычный brainstorming может стать переломным моментом в судьбе проекта или всего продукта.

Как часто проекты начинались в вашей команде с мозгового штурма? Стоит ли применять brainstorming как систематическую практику в рабочей жизни команды? Если правильно подойти к этому процессу, он перестанет быть пустой тратой времени.

[sendpulse-form id=”278″]

В чем особенности мозгового штурма в Agile командах?

Не нужно путать brainstorming и ежедневный stand up.

Daily Stand Up (ежедневные собрания команд) – это мероприятие, которое проходит в командах Kanban, Scrum, Extreme Programming или других командах с целью синхронизации действий и обсуждения статусов по краткосрочным задачам.

Stand Up не должен превращаться в мозговой штурм, поскольку имеет временные ограничения, заданные менеджерам продукта или project менеджером (чаще всего, 10-15 минут).

Мозговой штурм в Agile командах – более основательное и детальное мероприятие с конкретной целью поиска решений.

Во время мозгового штурма участникам обсуждения предлагается высказывать как можно больше вариантов решения вопроса. В результате практики выбирается несколько наиболее приемлемых для проблемы решения.

10 правил эффективного мозгового штурма

Подготовка

В идеале, повестка мозгового штурма должна быть объявлена за несколько дней, чтоб участники и члены команды могли подготовиться заранее. Модератор (в Agile-командах это, чаще всего, project manager или product manager) выбирает и оповещает участников, сообщает место и время проведения.

Пример 1: Мозговой штурм по вопросу внедрения Android приложения продукта. Задача – максимально отстраниться от похожести на приложения конкурентов. Project manager приглашает разработчиков, дизайнера, тестировщика, саппорт-менеджера.

Пример 2: Мозговой штурм по вопросу участия SaaS продукта в отраслевой выставке. Задача – разработать в «горящие» сроки концепцию стенда и сопутствующих мероприятий к выходу нового продукта. К обсуждению приглашены маркетолог, PR-специалист, дизайнер, финансист, логист и специалист одела закупок.

Презентация проблемы

Четкая формулировка важна всем участникам команды. Необходимо обозначить проблему так, чтобы не возникало дополнительных уточнений.

Постановка цели

От одной формулировки цели зависит глобальный исход кампании. Как говориться, как лодку назовешь… Чем больше исходных данных будет предоставлено каждому участнику, тем эффективнее пройдет мозговой штурм. Не нужно придумывать велосипед: ставьте свои цели, например, по принципу SMART.

Генерирование идей

По сути, это самый главный этап, на котором, среди десятков вариантов, рождаются реальные решения проблемы. Это должен быть непрерывный поток идей, от самых банальных до фантастических. Чем активнее будут вести себя участники мозгового штурма, тем больше шансов на успешные идеи.

Визуализация мыслей

Визуализация – первый шаг в поиске решения проблемы. Зафиксировав мысль на бумаге или мониторе, вы быстрее найдете сопутствующую идею или сможете выстроить цепочку от абстрактной идеи то конкретного решения. Рисуйте иллюстрации, графики, используйте Kanban с его досками и карточками. Все это поможет быстрее найти верный путь.

Конструктивная критика

Важно уметь не только слушать, но и слышать. Не перебивайте участников и дайте возможность высказаться всем. Любая, даже самая сумасшедшая идея, имеет право на существование. Критика во время brainstorming может сбить темп или даже обидеть.

Оцениваем, классифицируем, приоритезируем

После активного мозгового штурма начинается этап оценки и ранжирования идей. Самое время вспомнить про техники приоритизации и, если есть возможность, применить доступный инструмент для определения приоритетов, который быстро поможет визуализировать самые важные и второстепенные идеи.

Даже если инструмент для приоритизации рассчитан на долгосрочные планы и идеи, он все равно может быть полезен для краткосрочной помощи. Для этого можно использовать следующие критерии:

• Quick Wins – для идей первоочередного порядка.
• Big Bets – для идей с высоким приоритетом, но которые могут быть выполнены чуть позже.
• Maybes – идеи с меньшей ценностью и срочностью, их можно отложить.
• Time sinks – идеи самого последнего приоритета.

Зовем на помощь

Если процесс обсуждения зашел в тупик или голоса спорящих поделились поровну, не сомневайтесь звать «свежие» головы.

Постоянно модерируем

Координатор мозгового штурма не должен оставлять процесс ни на минуту. Некоторые участники могут быть робкими и не высказаться вовремя. Нужно следить за таймингом, задавать наводящие вопросы и дать высказаться всем.

Не отвлекаемся, не теряем выводы

Очень важно фиксировать все мысли, чтобы потом была возможность вернуться и проанализировать что-то снова.

Мозговой штурм может проходить по вашим правилам, начиная от тайминга до выбора участников, а может строго подчиняться принципам одной из методологий, специально разработанных для проведения успешных брейнштормингов.

Популярные техники мозгового штурма

Техника Stepladder

Stepladder (дословно – стремянка) – метод, который стимулирует вступление членов команды в группу принятия решений и демонстрирует, как они это делают.

Принятие решений внутри группы может проходить не гладко. Всегда есть более активные участники и те, кто предпочтет промолчать, если его/ее позиция не набирает необходимый вес.

Некоторым людям необходимо много времени, чтобы бороться за признание внутри команды, а некоторые завоевывают авторитет с первых минут. Из-за этого ход мозгового штурма может выйти из-под контроля, и команда принимает не лучшее решение.

Техника мотивирует всех членов команды к участию на индивидуальном уровне, без лишнего влияния. Это приводит к широкому разнообразию идей, не заставляет людей «закрываться» и исключает «подавления» более активными членами группы.

Техника подразумевает 5 этапов:

1. Перед дискуссией все участники узнают о проблеме, которую предстоит обсуждать. Им нужно некоторое время, чтобы составить собственное мнение о том, как наилучшим образом выполнить задачу или решить проблему.
2. Формируется группа из двух человек. Они начинают обсуждение проблемы между собой.
3. В группу добавляется третий участник. Он представляет свои идеи первым двум участникам, прежде чем услышать их идеи, которые уже обсуждались. После того, как все три участника изложили свои индивидуальные решения и идеи, они обсуждают варианты вместе.
4. Процесс повторяется с добавлением четвертого человека и т. д.
5. Окончательное решение достигается после того, как все участники представили свои идеи поочередно и обсудили их со всеми.

Stepladder – это поэтапный подход, который вовлекает всех членов группы и позволяет каждому быть услышанным. Техника полезна застенчивым, скромным, спокойным людям выйти на первый план и повлиять на мнение других. Для решения проблемы – это множество разных точек зрения и индивидуальных предложений.

Метод Дельфи

Считается сегодня эффективным для повседневной жизни и для профессиональных решений, так как позволяет учитывать мнения всех людей, с помощью последовательного объединения предложений и выводов. Этим он похож на технологию Stapladder. Но подход к мозговому штурму здесь другой.

В методе Дельфи группой управляет координатор.

Метод Дельфи предполагает анонимность членов группы. Ведущий управляет потоком информации, а участники могут не знать, кто еще находится с ними в группе, в то время, как в Stapladder встречи происходят «лицом к лицу».

Дельфийский метод также считается более продолжительным по времени процессом, требующим большего количества людей.

Участники делятся на две группы:

• Эксперты, которые представляют свою точку зрения на проблему.
• Аналитики, которые должны привести мнения экспертов к общему знаменателю.

Техника подразумевает три этапа:

• Предварительный, где происходит подбор экспертной группы (оптимально – до 20 человек).
• Основной. На этом этапе эксперты изучают основной вопрос, «разбивают» его не несколько более мелких. Аналитики отбирают самых распространённые вопросы и составляют общий опросник. Опросник возвращается экспертам. Они должны сообщить, следует ли ещё что-то добавить, хватает ли данных. Экспертам нужно предложить свои способы решения проблемы и изучить альтернативные позиции. Оценивается эффективность, наличие ресурсов, актуальность способов решения. Аналитики выделяют основные мнения экспертов и стараются их сблизить. Шаги повторяются, пока эксперты не придут к консенсусу, и не будет установлено единого мнения.
• Аналитический — согласование мнений экспертов, анализ полученных выводов и окончательные рекомендации.

Техника Round-Robin

Round-Robin – это вариация мозгового штурма, где за основу взят принцип кругового развития идей. Этот метод не занимает столько времени, сколько предыдущие. Чем больше человек в команде участников, тем лучше. Такой мозговой штурм лучше всего проводить за большим, желательно круглым, столом.

Техника работает так:

• Есть ведущий, который озвучивает проблему собравшимся.
• Каждый участник записывает собственное решение на лист бумаги.
• Листы с записями передаются по часовой стрелке следующему.
• Каждый следующий должен придумать свою идею на основе записанной и также ее записать.
• Листы передаются и раунды повторяются пока каждому члену команды не вернется его лист. В результате, каждый участник получает свой «банк идей». Начинается обсуждение.

Какую технику выбрать?

Понять, какая из методик подходит именно вашей команде можно только, испытав каждую. Только опытным путем вы сможете определить, что brainstorming – это не пустая трата времени, а продуктивное мероприятие. Вопрос «зачем» должен уступить место вопросу «как». От того, как вы научитесь проводить мозговые штурмы внутри команды, будут зависеть многие результаты.