Управление рисками. Практические советы
Несмотря на сверхдоступность информации, по-прежнему существуют люди, закрывающие глаза на ряд очевидных вещей. Это приводит к тому, что время, деньги и силы расходуются впустую. В этой статье я постараюсь как можно проще рассказать про управление рисками.
Работа с рисками по моему мнению один из ключевых аспектов менеджера проектов. Бывали у вас ситуации, когда вы решали большую задачу, уделяли ей много времени, а перед финишем начинали испытывать неуверенность? А как часто приходили вам в голову мысли при выполнении задач “пан или пропал”, “была не была” и т.п. Были ли момент когда на финише вы про себя или вслух говорили “пронесло” и ощущали облегчение? А может напротив от досады стучали кулаком по столу?
Все это показатели того, что вы недостаточно времени уделяли контролю рисков. Где-то махнули рукой, где-то закрыли глаза, ну а где-то делали на авось. Но проблемы возникают независимо от того, насколько сильно мы верим в свою удачу.
Для себя я управление рисками представляю так. Моя голова это некий лофт (чердак) по которому ходит кругами ученый кот и делает записи время от времени записи в очередном блокноте. Особенно кропотливо он записывает ошибки, неверно принятые решения, пропуски. И чем ближе срок сдачи проекта – тем больше записей в его блокноте, и ваше беспокойство начинает нарастать. Но вы еще не знаете об этом. Ниже я предлагаю разобрать что можно со всем этим сделать и как превретить этого ученого кота и его записи в своего помошника и союзника.
Шаг 1. Формируем команду
Один человек не может быть экспертом во всех вопросах. Именно по этой причине над проектами трудятся команды. В одиночку добиваться хорошего результаты в разы труднее. У каждого человека свой жизненный опыт, взгляд на мир и набор предубеждений. Каждый оценивает происходящее со своей точки зрения – и это позволяет получить полную картину происходящего и принять правильное решение.
Давайте вспомним притчу о слоне и слепых мудрецах. Нескольким слепым мудрецам привели слона и попросили ответить что это за животное. Каждый из них ощупал доступную ему часть животного и сделал свои выводы. Мудрецы так и не договорились и не поняли что перед ними за зверь. Кто-то нащупал змею, кто-то дерево и т.д. Но каждый из них был прав исходя из того какие данные ему были доступными. Проблема была в том, что никто из них не воспринимал информацию от коллег. Если бы они сложили вместе свои наблюдения, то вероятнее всего смогли бы определить слона.
А теперь представим, что к ним в команду добавили зрячего человека. Он может видеть все как есть и рассказать им что происходит на самом деле. В этом случае никакой притчи бы не получилось, скорее всего.
В управлении рисками все происходит примерно так же. У каждого человека свой взгляд на ситуацию, и важно собрать как можно больше деталей, чтобы принять более правильное решение.
Набирая людей в команду, подбирайте людей с различным опытом. Возможно у вас неокажется “зрячего”, но коллектив “слепых” совместными усилиями вполне может определить какое животное перед ним и как его кормить.
Шаг 2. Раздаем инструменты
– Кто я такой, чтобы противостоять стихии? Всего-лишь пылинка в безграничной Вселенной.
– Твою мать, Петровчи! Бери лопату и убирай снег!
При классическом управлении проектами все начинается с формирования плана по управлению рисками. В этом документе обозначается как будет происходить управление рисками. Документ также может содержать методологии и инструменты, которые будут использованы; роли участников; категории рисков, а также другие детали, которые могут помочь формализовать подход к управлению рисками.
В ходе проекта этот документ даст ответы на многие вопросы, но его составление отнимет много времени, особенно если вы ранее этим не занимались.
На практике вместо плана по управлению рисками используется реестр рисков и карта рисков.
Реестр рисков
Реестр представляет из себя обыкновенную таблицу, в которое может быть от трех до десятка столбцов, в зависимости от того какая степень проработки рисков необходима. Вы можете вести его в любой электронной таблице (Excel, Google Sheet) или где вам будет удобно – главное чтобы вы это использовали.
Для удобства вы можете добавить столбцы для даты выявления, ответственного за риск, комментарий для стратегии ответа на риск (принятия, избегание и т.п.), тип риска (угроза/возможность), категория, стоимость риска и прочие атрибуты которые хотите контролировать.
В управлении проектами – реестр рисков создается при начале работы над проектом. В бизнес-кейсах, которые используются для высокоуровневой презентации проекта, наряду с ожидаемыми выгодами указываются ключевые риски, известные уже на этом этапе.
Карта рисков
Реестра рисков может оказаться недостаточно. Количество выявленных рисков сейчас может быть настолько велико, что времени на контроль нужен втрое больше чем на сам проект.
Чтобы принять правильное решение в отношении рисков, которые необходимо подвергнуть контролю прибегают к карте рисков – отображению всех записей из реестра рисков в виде диаграммы. Взглянув на нее мы можем легко определить те пункты, которые заслуживают внимания.
Диаграмма рисков как правило строится по следующим правилам. По оси абсцисс располагается влияние (Impact) риска на проект – чем больше значение, тем сильнее влияние риска. По оси ординат – вероятность (Probability) наступления рискового события. Диаграмму можно условно разбить на 4 квадрата:
- Высокая вероятность – Высокое влияние
- Высокая вероятность – Низкое влияние
- Низкая вероятность – Высокое влияние
- Низкая вероятность – Низкое влияние
И дальше на ней располагаем риски из нашего реестра.
Общение как секретное оружие
Ключевым фактором снижающим вероятность любого риска является общение. Во время встреч/созвонов с заинтересованными лицами обращайте внимание на все факторы и события, которые могут повлиять на проект как положительно так и отрицательно.
Бытует мнение, что высказав мысль вслух, человек считает, что все его поняли. Но некоторые возможно не обратили внимание на высказывание. Не допускайте того, чтобы ценные комментарии и замечания пропадали зря.
Рассмотрим привет. Разработка некоего расширения для системы. До сдачи работ по план-графику остается 1 день. Очередной созвон с разработчиком, в котором хочется услышать, что все готово.
– Привет, как дела с плагином?
– Привет. Да, все нормально. Почти готово. Есть правда один момент, который пока непонятно, как делать.
В этот момент в голове загорается красная лампочка – к задаче-то надо приступать с пониманием как она будет выполняться. Для разработчика – если непонятен какой-то момент, то значит, что нужно изучение вопроса, а это может затянуться. Вносим уточнение.
– А что за момент? Что-то сложное?
– Да там набор технических деталей в которых неподготовленный человек утонет, в которых я не до конца разбираюсь.
– Понятно (не совсем). Что планируешь с этим делать?
– Пока не знаю. Посмотрю что гугл может сказать. Лампочка начинает мигать чаще.
– Наверное, нужно будет писать разработчику самой системы, уточнять у них.
Стоп. В такой момент надо остановиться и задуматься о следующем. Разработчик может потратить несколько часов на поиск решения, есть вероятность, что он его не найдет и нам придется обращаться к вендору системы, что может с легкостью затянуться на несколько дней.
Я принимаю решение договориться с разрабочиком, что через 2-3 часа я вернусь к нему с новостями. При этом, если он не найдет решения за это время, то я фиксирую риск и провожу анализ графика работ для определения запаса по времени.
Подобные ситуации возникают достаточно часто и вы их можете проследить в любом диалоге. Поэтому делайте заметки по ходу беседы, при необходимости уточняйте и если нужно вносите выявленные риски в реестр для дальнейшей работы.
Даже один небольшой комментарий может вскрыть целый пласт проблем, которые только ждут того момента когда вы подставитесь под них приступив к реализации.
Можно планировать отдельные совещания для обсуждения рисков. Можно выделять отдельное время на совещаниях для этих вопросов. Конечно же можно все обдумать самостоятельно. Но риски – это то, что лучше всего обсуждать со всеми заинтересованными в проекте лицами.
Заключение
Не стоит забывать, что даже уровень PMI-RMP не обезопасит вас на 100% от рисков.
Все равно будут ситуации, которые вы не сможете проконтролировать. Существуют проблемы, которые:
- можно было предотвратить, но никто не предусмотрел этого;
- предусмотрели, запланировали реагирование, но все пошло не так как планировалось.
Управление рисками – это прежде всего навык, который можно и нужно развивать. Теоретическую часть можно почерпнуть из:
- стандартов по управлению проектами;
- специализированной литературы и курсов.
В качестве начального источника информации я рекомендую воспользоваться книгой Тома ДеМарко “Вальсируя с медведями”. Ну а практической частью вы должны самостоятельно заниматься каждый день.
Учитесь на своих и чужих ошибках, делайте выводы из происходящих ситуаций. Тогда количество “пожаров” будет минимальным.